Częste pytania


Użytkowników aplikacji dla podmiotów leczniczych i aplikacji dla praktyk zawodowych

Podstawowe instrukcje dla Użytkowników Aplikacji dla Podmiotów Leczniczych oraz Aplikacji dla Praktyk Zawodowych można pobrać tutaj. Zastrzegamy, że instrukcja może ulec zmianie w związku ze zmianami działania aplikacji.Instrukcje te oraz inne często zadawane pytania są opisane w poniższych punktach.
Administrator techniczny systemu Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą udziela pomocy w zakresie obsługi systemu oraz przyjmuje zgłoszenia problemów technicznych. Pytania natury merytoryczno-prawnej należy kierować do organu rejestrowego danego podmiotu leczniczego bądź odpowiedniej Okręgowej Izby Lekarskiej lub Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych.

  1. Założenie konta we właściwej aplikacji
    • Jeżeli reprezentujesz Podmiot Leczniczy (Twoja księga rejestrowa jest prowadzona w Urzędzie Wojewódzkim), załóż sobie konto w Aplikacji dla Podmiotów Leczniczych.
    • Jeżeli jesteś lekarzem lub lekarzem dentystą (Twoja księga rejestrowa jest prowadzona w Izbie Lekarskiej), załóż sobie konto w Aplikacji dla Praktyk Zawodowych w sekcji Praktyki lekarzy i lekarzy dentystów.
    • Jeżeli jesteś pielęgniarką / pielęgniarzem lub położną / położnym (Twoja księga rejestrowa jest prowadzona w Izbie Pielęgniarskiej), załóż sobie konto w Aplikacji dla Praktyk Zawodowych w sekcji Praktyki pielęgniarek i położnych.
    Więcej w "Jak założyć konto w aplikacji?"
  2. Uzyskanie uprawnień do swojej księgi rejestrowej
    • Jeśli posiadasz już swoją księgę rejestrową i założyłeś konto we właściwej aplikacji zgodnie z punktem powyżej, to powinieneś wystąpić o uzyskanie uprawnień do swojej księgi rejestrowej. Więcej informacji na ten temat znajdziesz po zalogowaniu się do Aplikacji dla Podmiotów Leczniczych lub Aplikacji dla Praktyk Zawodowych w zakładce "Jak uzyskać uprawnienia do ksiąg rejestrowych?". Poprawnie wypełniony wniosek o nadanie uprawnień możesz wysłać do Organu Rejestrowego np. faxem albo drogą e-mailową.
    • Jeżeli nie posiadasz jeszcze księgi i chciałbyś zarejestrować swój Podmiot Leczniczy bądź Praktykę lekarską albo pielęgniarską / położniczą:
      1. Zaloguj się do aplikacji i wstaw nowy wniosek o rejestrację.
      2. Po pozytywnym rozpatrzeniu Twojego wniosku przez Organ Rejestrowy, Twoja księga będzie możliwa do wyszukania w odpowiedniej wyszukiwarce (wyszukiwarki dostępne są na stronie głównej portalu http://www.rpwdl.csioz.gov.pl). Wtedy należy wystąpić o uzyskanie uprawnień do stworzonej księgi rejestrowej zgodnie z instrukcjami w akapicie Jeśli posiadasz już swoją księgę rejestrową
  3. Uzyskanie podpisu elektronicznego
    Od 1-ego kwietnia 2013r. każdy wniosek wysyłany do Organu Rejestrowego powinien być opatrzony podpisem elektronicznym. Istnieją dwie możliwości uzyskania takiego podpisu: można zakupić kartę z certyfikatem kwalifikowanym jednego z centrów certyfikacji (lista widoczna w menu sekcja "CERTYFIKACJA") albo zaopatrzyć się w darmowy profil zaufany ePUAP. Więcej informacji znajdziesz na stronie ePUAP

Po uruchomieniu odpowiedniej aplikacji (Aplikacja dla Podmiotów Leczniczych, Aplikacja dla Praktyk Zawodowych w sekcji Praktyki lekarzy i lekarzy dentystów, Aplikacja dla Praktyk Zawodowych w sekcji Praktyki pielęgniarek i położnych) należy kliknąć w link: "Jeśli nie masz konta w systemie, załóż je tutaj". Na wyświetlonej formatce należy wypełnić wszystkie obowiązkowe dane. Należy pamiętać, że login i hasło wpisuje się wg swojego uznania.

Po wysłaniu formularza automatycznie zostaje przysłany na podany w nim adres e-mail link aktywacyjny (należy poczekać kilka minut, czasami również przejrzeć katalog Spam swojej poczty elektronicznej). Link należy skopiować, a następnie wkleić w okno przeglądarki i wybrać Enter. Po wykonaniu tych czynności powinien pojawić się komunikat informujący o tym, że konto dla danego użytkownika zostało aktywowane. Po jego otrzymaniu należy ponownie zalogować się do aplikacji.

Po uzyskaniu uprawnień do księgi rejestrowej można wstawić dla niej wniosek o zmianę lub o wykreślenie.

  1. Po zalogowaniu się do aplikacji klikamy na zakładkę "Nowy wniosek" i dla wybranej księgi wybieramy akcję "Wniosek o zmianę" lub odpowiednio "Wniosek o wykreślenie".
  2. We wniosku nanosimy wszystkie potrzebne zmiany i dodatkowo weryfikujemy zawartość każdej z zakładek wniosku. Należy pamiętać, aby na zakładce "Informacje dodatkowe" podać imię i nazwisko osoby składającej wniosek, a na zakładce "Załączniki" dodać oświadczenie o składaniu danych kompletnych i zgodnych z prawdą (można je pobrać ze strony portalowej RPWDL z sekcji "Do pobrania").
  3. Po zakończeniu pracy nad wnioskiem klikamy na przycisk "Zakończ i zweryfikuj".
  4. Jeżeli na stronie podsumowującej wniosek zostaną wyświetlone komunikaty błędów, to należy powrócić do edycji wniosku i nanieść kliejne zmiany. W przypadku wystąpienia ostrzeżeń, można je zignorować, jeżeli dotyczą danych, co do których nie ma wątpliwości, że są prawidłowe.
  5. Po zweryfikowaniu wniosku można przejść do procesu podpisywania wniosku, wybierając stosowną akcję.
  6. Podpisany wniosek wysyłamy do Organu Rejestrowego (akcja: "Wyślij").
  7. UWAGA: Po podpisaniu wniosku można również m.in. Przywróćić go do stanu roboczego (podpis zostanie usunięty). Ta i inne akcje są dostępne na stronie podsumowującej wniosek.
  8. Po wysłaniu podpisanego wniosku do organu, na zakładce "Poświadczenia" pojawią się dwa nowe poświadczenia: Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) i Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) świadczące o prawidłowym przesłaniu wniosku do organu.

Jeżeli pracownik organu rejestrowego zauważy braki we wniosku, bądź niepoprawne dane, wówczas zwróci wniosek do uzupełnienia/poprawienia wraz z opisem, który znajdzie się w dokumencie.

Użytkownik po zalogowaniu się do aplikacji powinien przejść do zakładki „Komunikaty” w skrzynce odbiorczej i podpisać Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia (UPD), jeżeli organ zażądał potwierdzenia odbioru wiadomości. Następnie przejść do zakładki „Dokumenty” i zapoznać się z treścią dokumentu (jeżeli organ rejestrowy nie odesłał wniosku z UPD, zakładka Komunikaty będzie pusta i wówczas należy od razu przejść do zakładki „Dokumenty”).

Po wykonaniu powyższych czynności należy przejść do zakładki „wnioski zwrócone” i wykonać kolejno akcje:

  1. Wybierz
  2. Przywróć do stanu „roboczy”
  3. Modyfikuj wniosek

Po naniesieniu zmian należy wniosek podpisać i ponownie wysłać do organu rejestrowego.

Istnieją dwie możliwości uzyskania takiego zaświadczenia:

  1. Poprzez założenie sobie konta we właściwej aplikacji i uzyskanie uprawnień do swojej księgi rejestrowej (patrz „Od czego zaczcząć?”). Wówczas na zakładce z zaświadczeniami będą wyświetlane wszystkie zaświadczenia dotyczące danej księgi rejestrowej, w tym aktualne, którym należy się posługiwać.
  2. Skontaktowanie się z pracownikiem Organu Rejestrowego (Urząd Wojewódzki dla Podmiotów Leczniczych oraz Izby Lekarskie / Pielęgniarek i Położnych dla Praktyk Zawodowych) i poprosić o przesłanie aktualnego zaświadczenia drogą e-mailową.

Dla księgi rejestrowej może istnieć tylko jeden niewysłany wniosek. W przypadku powyższego komunikatu należy:

  1. Obsłużyć (ewentualnie usunąć) wnioski robocze, gotowe do wysłania (podpisane), zwrócone.
  2. Upewnić się, że inny użytkownik posiadający uprawnienia do księgi nie posiada wniosków w wyżej opisanych stanach.
  3. Jeżeli żadna z powyższych sytuacji nie ma miejsca, należy skontaktować się z administratorem technicznym (kontakt na stronie głównej).

Podgląd księgi rejestrowej można uzyskać poprzez wyszukiwarkę ksiąg dostępną na portalu w menu bocznym. Po wyborze wyszukiwarki ksiąg, należy wybrać opcję wyszukiwania zaawansowanego, w polu numer księgi podać jej numer (12 cyfr), a następnie wyczyścić datę w polu „podmiot/praktyka działająca w dniu”. Należy tego dokonać, klikając w ikonę kalendarza, znajdującą się obok daty i wybierając na dole kalendarza opcję „wyczyść”. Po wyczyszczeniu daty, należy wybrać opcję „Szukaj”, a następnie wyświetl. W celu wydruku księgi należy na liście wyszukanych ksiąg wybrać opcję „Drukuj”, a w dalszym kroku w menu przeglądarki wybrać „Opcje” a następnie „Drukuj”.
Należy pamiętać, że dostępna w wyszukiwarce ksiąg rejestrowych opcja wyszukiwania podmiotów według nazwy umożliwia wyszukanie księgi o danej nazwie podmiotu leczniczego oraz nazwie zakładów danego podmiotu leczniczego. W przypadku wątpliwości, czy dana nazwa jest nazwą podmiotu czy zakładu, zalecane jest wyszukanie księgi poprzez podanie jej 12 cyfrowego numeru .
Uprawnienia do księgi rejestrowej nadaje organ rejestrowy, w którym jest prowadzona księga. Uprawnienie do księgi rejestrowej można sprawdzić wybierając w aplikacji w menu bocznym opcję „Nowy wniosek”. Jeśli na liście ksiąg znajduje się księga, do której potrzebne są uprawnienia, a obok numeru księgi dostępne są opcje „wniosek o zmianę”, „wniosek o wykreślenie” oznacza to, że uprawnienia do księgi zostały nadane. W przeciwnym wypadku należy złożyć do organu wniosek o nadanie uprawnień. Wniosek taki jest dostępny w menu bocznym w opcji „Jak uzyskać uprawnienia do księgi”.

Problemy z przechodzeniem między zakładkami wniosku bądź jego edycją mogą wynikać z ustawień przeglądarki Microsoft Internet Explorer. W celu ich wyeliminowania, należy ustawić w przeglądarce widok zgodności. Ustawień tych można dokonać w następujący sposób:

  1. Z menu "Narzędzia" wybieramy "Ustawienia widoku zgodności". (Jeśli takiego menu nie ma, klikamy prawym przyciskiem myszy na koło zębate w prawym górnym rogu przeglądarki, a następnie klikamy lewym przyciskiem na "Pasek menu". Pojawi się wtedy masek menu.)Opcje przeglądarki IE
  2. W "Ustawienia widoku zgodności" w polu "Dodaj tę witrynę sieci Web" wpisujemy adres portalu rpwdl.csioz.gov.pl i klikamy "Dodaj"
  3. Klikamy "Zamknij"

Prezentowane w aplikacji ostrzeżenia wynikają z braku danego REGON-u czy NIP-u w bazie REGON oraz NIP, znajdującej się w systemie. Ostrzeżenia te nie świadczą o niepoprawności podawanych we wniosku nr NIP oraz REGON, w związku z czym należy je zignorować.
Wybór opcji "Podgląd wniosku" w trakcie lub po wypełnieniu wniosku o zmianę powoduje wyświetlenie podglądu wniosku, prezentującego jedynie te zmiany, które zostały podczas aktualnego wypełniania wniosku wprowadzone. Wniosek nie będzie zatem zawierał wszystkich danych zawartych w księdze rejestrowej. Zmiany te stanowią prezentację różnic między danymi wprowadzanymi aktualnie we wniosku i danymi znajdującymi się w księdze rejestrowej.
Jeżeli do wniosku dołączone zostały załączniki, podczas podpisywania wniosku, należy do podpisu wybierać wniosek.
Może zaistnieć sytuacja, w której po podpisaniu wniosku profilem zaufanym, nastąpi zerwanie połączenia z ePUAP-em i niemożliwe będzie wysłanie wniosku do organu rejestrowego. W takiej sytuacji wyświetlony zostanie komunikat: "Wystąpił błąd podczas próby pobrania podpisanego wniosku z systemu ePUAP". Po jego pojawieniu się należy ponownie podpisać wniosek profilem zaufanym, a następnie wysłać go do organu rejestrowego.
Wyszukiwarka zakładów poprzez wyszukiwanie za pomocą nazwy zakładu prezentuje wyniki wyszukiwania dla tych zakładów, które mają uzupełniony numer REGON. Jeśli zatem oczekiwany rezultat wyszukiwania nie zostanie osiągnięty, należy zweryfikować, czy wyszukiwany zakład posiada numer REGON.
Komunikat ten oznacza, że organ udostępniający bazę danych numerów REGON (GUS) aktualnie przeprowadza aktualizację danych. W takim przypadku ponowne podjęcie próby pobrania danych możliwe będzie po zakończeniu aktualizacji.

Aby uzyskać lub odnowić certyfikat należy skontaktować się z jednym z podmiotów kwalifikowanych wskazanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert):https://www.nccert.pl/